KEPENTINGAN KEMAHIRAN INSANIAH KEPADA SETIAUSAHA ALAF 21

KEPENTINGAN KEMAHIRAN INSANIAH KEPADA SETIAUSAHA ALAF 21

PENGENALAN

Sekretaris merupakan perkataan lain bagi setiusaha. Sekretaris merupakan kata pinjaman daripada Bahasa Belanda, iaitu ‘secretaris’. ‘Secretaris’ berasal daripada Latin Zaman Pertengahan (Medieval Latin) secretarius, iaitu seseorang yang diamanahkan dengan kerahsiaan.  Menurut Kamus Dewan Edisi Keempat, setiausaha merupakan orang yang diambil bekerja untuk mengurus urusan surat-menyurat (menyimpan rekod, membuat pekerjaan perkeranian dan sebagainya) untuk orang perseorangan atau untuk sesebuah pertubuhan. Setiusaha dapat didefinisikan sebagai  individu yang membantu dalam pengurusan pejabat dalam apa jua bidang dan pertubuhan. Setiausaha juga boleh digelarkan sebagai pembantu tadbir.

    Kesetiausahaan adalah urusan, tugas dan kerja sesorang yang profesionnya adalah setiausaha. Antara tugas seorang setiausaha adalah merancang agenda mesyuarat, mengedar surat, menyediakan laporan, menguruskan rekod dan melakukan tugas lain atas arahan majikan. Setiausaha yang baik haruslah menjalankan tugasnya dengan baik bagi mewujudkan kelancaran dalam pengurusan sesuatu aktiviti atau kerja organisasi atau pertubuhan.

    Di Malaysia, khidmat setiausaha memainkan peranan yang besar sekali. Di alam pekerjaan masa kini, setiap jabatan atau pertubuhan harus mempunyai setiausaha. Tidak hairanlah permintaan atas setiausaha itu tinggi. Banyak institusi pengajian yang menawarkan kursus dalam bidang kesetiausahaan. Kursus ini adalah bagi mewujudkan setiausaha yang kompeten dan mahir dengan fungsi-fungsi pentadbiran. Setiausaha yang ideal haruslah memahami asas prinsip-prinsip kesetiausahaan. Contoh prinsip seorang setiausaha seperti penampilan yang baik, kejelasan tugas dan tanggungjawab dan kefahaman peraturan dan dasar organisasi. Cabaran yang dihadapi oleh seorang setiausaha adalah mereka gagal untuk memahami prinsip menjadi seorang setiausaha dan tidak mempunai ciri-ciri seorang setiausaha yang baik.

    Ciri-ciri seorang setiausaha adalah merangkumi aspek professional dan personal. Oleh itu, kemahiran insaniah yang baik memainkan peranan yang besar dalam melahirkan setiausaha yang professional. Kemahiran Insaniah (soft skills) merangkumi aspek kemahiran generik, komunikasi dan kepimpinan serta kerjasama. Kesimpulannya, penerapan dan pemantapan Kemahiran Insaniah penting kepada bakal setiausaha agar pentadbiran pertubuhan sentiasa lancar dan menjaga nama baik organisasi.

ELEMEN KEMAHIRAN INSANIAH SETIAUSAHA

Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) telah mewujudkan elemen-elemen kemahiran insaniah yang perlu diterapkan di peringkat Institusi Peringkat Tinggi  bagi melahirkan individu yang mahir, kompeten dan berwibawa. Setiausaha haruslah mempunyai kemahiran insaniah yang mantap.

    Antara kemahiran insaniah yang diperlukan bagi seorang setiausaha adalah kemahiran berkomunikasi. Komunikasi dapat ditakrifkan sebagai satu  proses bertukar dan pemindahan maklumat sama ada secara langsung atau tidak langsung. Komunikasi yang baik dapat menyampaikan maklumat dengan berkesan dan baik serta diyakini. Komunikasi yang tidak baik pula dapat mewujudkan salah faham dan pandangan negatif dalam menyampaikan maklumat dan boleh dianggap maklumat itu palsu dan tidak benar. Antara kemahiran komunikasi adalah mendengar dengan teliti, menyampaikan maklumat dengan jelas dan baik, respon yang baik dan body language yang sesuai digunakan. Situasi yang dapat dikaitkan dengan kemahiran komunikasi seorang setiausaha adalah seperti mesyuarat, perbincangan bersama majikan dan hubungan dengan individu yang berhubung dengan organisasi setiausaha.

    Selain itu, pemikiran kritis dan menyelesaikan masalah turut dititkberatkan kepada seorang setiausaha. Pemikiran kritis (critical thinking) adalah kemahiran atau kebolehan menilai kemunasabahan idea. Contoh kemahiran berfikir secara kritis dalam bidang kesetiausahaan adalah seperti keupayaan dalam mencirikan, kemahiran membanding dan membezakan, kemahiran mengumpul dan mengelaskan maklumat dan kemahiran dalam menganalisis maklumat. Dengan kemahiran tersebut, graduan bidang setiausaha mempunyai sifat pemikiran kritis yang dapat membantu mereka menyelesaikan masalah dengan mewujudkan penyelesaian atau alternatif lain untuk menyempurnakan tugasan. Contoh situasi adalah setiausaha dapat mengisih dokumen berdasrakan tahap keutamaan dokumen.

    Seterusnya, moral dan etika profesional bagi setiausaha. Etika profesional merujuk kepada etika yang ditampilkan dalam sesuatu profesion. Etika profesional dapat ditakrifkan sebagai satu panduan dan tatacara meningkatkan disiplin dan kualiti dengan memberi fokus terhadap semua aspek peraturan dan peradaban serta tingkah laku graduan. Setiausaha haruslah menunjukkan etika profesional yang baik dalam dunia pekerjaannya supaya dapat memberikan penampilan dan kualiti seorang setiausaha yang profesional seperti menyelesaikan tugas dan membuat tindakannya. Dengan adanya moral dan etika profesional bagi seorang setiausaha, konflik yang  mampu mengganggu kelancaran dalam pengurusan pejabat seperti hubungan yang tidak memuaskan antara kakitangan dalam pejabat dapat dielakkan. Setiausaha perlulah memiliki satu set peraturan tingkah laku bagi mengawal diri dalam membuat setiap tindakan.

    Akhir sekali, pembelajaran berterusan dan pengurusan maklumat. Pembelajaran berterusan ini amat bermanfaat bagi setiap graduan. Graduan dilatih memperkembangkan dan meningkatkan potensi mahupun produktiviti masing-masing dengan meluaskan ilmu pengetahuan melalui pengalaman, penerokaan ilmu atau penghayatan nilai murni tidak dibatasi usia. Dengan itu, hasil yang dikeluarkan adalah bersifat lebih baik dan peningkatan yang positif mampu meningkatkan tahap produktiviti dan mengamalkan sikap penambahbaikan dan peningkatan sesebuah organisasi. Pengurusan maklumat pula merujuk kepada pengumpulan, penerimaan dan penganalisian maklumat yang ada. Pengurusan maklumat yang baik dapat memberikan graduan keputusan yang diperlukan dan solusi yang terbaik bagi permasalahan. Dalam kesetiausahaan, pembelajaran berterusan dan pengurusan maklumat ini amatlah bermanfaat kerana kemahiran ini membantu setiausaha tersebut dalam menyelesaikan masalah dan meningkatkan prestasi kerja dalam pejabat, Ini sekaligus meningkatkan produktiviti organisasi.

CADANGAN

Setiap graduan dalam bidang setiausaha haruslah dibekalkan dengan kemahiran insaniah yang lengkap. Sebelum menjejakkan langkah ke alam pekerjaan, graduan haruslah mempersiapkan diri dengan kemahiran insaniah ataupun boleh digelarkan sebagai employability skills melalui pengalaman di peringkat pengajian. Institusi pengajian memainkan peranan yang besar dalam memantapkan melahirkan modal insan yang berkemahiran, berkebolehan dan berdaya saing.

    Antara cadangan bagi menerapkan dan meningkatkan kemahiran insaniah adalah aktiviti kokurikulum. Kokurikulum membantu memupuk kepentingan sahsiah dalam kalangan pelajar. Kegiatan kokurikulum yang dilakukan dalam persatuan yang diwujudkan di institusi membuka mata  dan memberi peluang kepada pelajar untuk mengukuh, menambah dan mengamalkan kemahiran-kemahiran selain daripada teori. Kegiatan kokurikulum ini melibatkan aktiviti yang menggunakan kemahiran komunikasi, kepimpinan, kemahiran menyelesaian masalah dan penampilan profesionalisme seperti disiplin diri dan tingkah laku. Contoh aktiviti adalah treasure hunt, spelling bee, dan pertandingan sukan. Dengan aktiviti ini, bukan sahaja ilmu dapat dikembangakan, elemen kemahiran sahsiah turut dapat diperlihatkan perkembangannya dalam diri peserta dimulakan dengan penyertaan pelajar dalam aktiviti yang dianjurkan itu. Oleh itu,  ia merupakan tanggungjawab bagi setiap institusi pengajian untuk mewujudkan aktiviti kokurikulum dan menyarankan pelajarnya menyertai aktiviti yang dianjurkan.

    Selain itu, disiplin juga memainkan peranan dalam pemantapan kemahiran insaniah. Disiplin diwujudkan sebagai satu latihan pemikiran kepada pelajar agar dapat mengawal diri sendiri dan mempunyai tatatertib. Disiplin adalah satu peraturan yang ditetapkan untuk melatih seseorang bertingkah laku dengan baik. Pihak institusi haruslah tidak mengambil remeh kesan disiplin terhadap seseorang pelaja. Kemahiran insaniah seperti etika profesional dapat diterapkan melalui pendisiplinan. Disiplin membantu pelajar mengamalkan nilai-nilai murni dan melahirkan ketrampilan diri yang tinggi.

    Akhir sekali, jawatan dalam institusi. Jawatan yang ditubuhkan seperti Pembimbing Rakan Sebaya (PRS), Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) dan pengawas turut membuka peluang kepada pelajar untuk melibatkan diri dengan aktiviti pertubuhan tersebut. Pertubuhan ini sedikit sebanyak memberikan pengalaman kepada pelajarnya menguruskan satu pengurusan seperti mengurus tugasan mahupun ahlinya. Unit berjawatan ini haruslah memainkan peranan dalam menyediakan latihan mahupun aktiviti kepada ahlinya agar dapat mencapai misi dan visi pertubuhan tersebut.

    Kesimpulannya, Institusi pengajian memainkan peranan yang besar dalam memastikan ruang bagi memperkembangkan dan menceburi potensi pelajar diperluaskan. Dengan peluang yang ada, graduan dalam bidang kesetiausahaan  dapat merebut peluang melibatkan diri justeru mempraktikkan kemahiran insaniah yang diterapkan ke alam pekerjaan di masa akan datang.

      RUJUKAN

      >Tofeiku (2022). Setiausaha. From https://ms.m.wikipedia.org/wiki/Setiausaha  

>Mohd Faizullah Bin Muhammad. Penerapan Kemahiran Insaniah Dalam Konteks  MembinaInsan Berkepimpinan di Kalangan Pelajar Melalui Aktiviti Kokurikulum di Universiti. From:  https://www.researchgate.net/publication/296405582_PENERAPAN_KEMAHIRAN_INSANIAH_DALAM_KONTEKS_MEMBINA_INSAN_BERKEPIMPINAN_DI_KALANGAN_PELAJAR_MELALUI_AKTIVITI_KOKURIKULUM_DI_UNIVERSITI

> Rahmat Ismail (2002). SETIAUSAHA DAN KESETIAUSAHAAN. Tugas dan Profesionalisme. Kuala Lumpur. Utusan Publications & Distributors Sdn Bhd. 

> Mohamad Izzuan Mohd Ishar. Elemen Kemahiran Insaniah Pelajar Pendidikan TVET Semasa Menjalani Latihan Praktikal.